Xử lý chênh lệch giữa danh sách đã thống nhất và đồ thực nhận

Kiểm lại mốc so sánh trước

Khi thấy một món khác danh sách, xác định hai bên đang dùng cùng phiên bản hay không. Ghi mã tài sản, nội dung dự kiến và hiện trạng thực nhận. Đừng sửa đè dòng dự kiến vì sẽ mất căn cứ để giải thích khác biệt.

Kiểm tra phần loại trừ, các lần bổ sung và ảnh tham chiếu. Nếu chưa tìm được bản cuối, ghi đang chờ đối chiếu thay vì kết luận ngay bên nào giao thiếu.

Phân loại khác biệt để hỏi đúng việc

Mỗi loại chênh lệch cần thông tin khác nhau. Số lượng thiếu cần đếm; máy khác cần nhận dạng; tình trạng thay đổi cần so quan sát và hồ sơ.

• Thiếu hoặc thừa so với số lượng ghi.
• Đổi model, mã máy hoặc phụ kiện.
• Biểu hiện khác lần đã xem.
• Món chưa tiếp cận hoặc chưa được phép thử.

Ghi phương án thực sự đã được đồng ý

Ví dụ giả định: danh sách có bàn B2, tại chỗ là bàn cùng kích thước nhưng khác tình trạng. Ghi bàn thực tế, ảnh và đề nghị xử lý của các bên. Chỉ đánh dấu đã thống nhất khi nội dung được xác nhận, không tự coi món thay là tương đương.

Nếu các bên chọn bổ sung, sửa, loại món hoặc điều chỉnh tiền, ghi rõ việc nào, người phụ trách và thời điểm. Không đưa ra mức trừ chung khi chưa có căn cứ.

Theo dõi đến khi khép từng mục

Tổng hợp phần chưa giải quyết và ảnh hưởng đến việc nhận hoặc sử dụng. Mỗi mục nên có trạng thái cùng ngày cập nhật để bên khác không tưởng việc đã xong chỉ vì buổi bàn giao kết thúc.

Khi có bổ sung, ghi kết quả kiểm lại trên dòng mới và giữ hồ sơ trước. Nếu bất đồng còn lớn hoặc liên quan quyền, nghĩa vụ, đưa đúng tài liệu cho người có chuyên môn xem; bảng chênh lệch không tự phân xử trách nhiệm.

Nguồn tham khảo

• Cách sử dụng: đối chiếu phần bàn giao