Kiểm kê tài sản khi sang quán: lập danh sách và thử thiết bị

Ghi theo từng món để có thể đối chiếu

“Để lại toàn bộ đồ” là cách mô tả khó đối chiếu khi bàn giao. Một bảng kiểm kê theo từng món giúp hai bên cùng biết tài sản nào được giao, tình trạng lúc kiểm tra và những việc phải hoàn thành trước ngày nhận quán.

Lập bảng trước ngày bàn giao

Đề nghị bên giao gửi danh sách ban đầu, sau đó cùng kiểm tra tại chỗ. Mỗi dòng nên có mã tài sản, tên, nhãn hiệu hoặc model nếu đọc được, số lượng, vị trí, phụ kiện, tình trạng và ảnh tham chiếu. Với thiết bị có số sê-ri, ghi lại để phân biệt những máy cùng loại.

Thêm cột xác định món thuộc phần bàn giao, được loại trừ hay còn cần làm rõ. Hỏi riêng về máy thuê, đồ mượn, thiết bị của nhà cung cấp và tài sản thuộc chủ nhà. Món chưa rõ quyền chuyển giao nên được đánh dấu để đối chiếu với bên liên quan trước khi chốt.

Ghi tình trạng bằng biểu hiện cụ thể

Thay vì chỉ ghi “còn tốt”, mô tả điều đã kiểm tra: bật nguồn được, chức năng đã thử, tiếng động bất thường, vết nứt hoặc phụ kiện thiếu. Nếu chưa thể thử, ghi “chưa thử” cùng lý do.

Việc thử thiết bị cần có sự đồng ý và hướng dẫn phù hợp. Với hạng mục cần chuyên môn, thống nhất người kiểm tra; tránh tự tháo hoặc vận hành theo cách có thể làm hỏng máy.

• Máy này có từng sửa bộ phận chính không?
• Còn đủ dây, khay, chìa khóa và phụ kiện nào?
• Có tài liệu bảo hành hoặc hướng dẫn sử dụng không?
• Ai xử lý nếu ngày bàn giao máy khác với chiếc đã kiểm tra?

Tách đồ đạc khỏi các quyền khác

Bảng tài sản không nên gộp tên thương hiệu, tài khoản bán hàng, phần mềm hoặc dữ liệu khách vào một dòng “trọn gói”. Nếu có đề nghị bàn giao những phần này, cần làm rõ riêng phạm vi, người có quyền quyết định và điều kiện của bên cung cấp dịch vụ.

Không đưa danh sách khách hàng hoặc thông tin đăng nhập vào phụ lục được chia sẻ công khai. Chụp ảnh tài sản cũng cần tránh để lộ thông tin riêng tư không cần thiết.

Đối chiếu lại khi giao thực tế

Vào ngày nhận, kiểm đếm theo bảng đã thống nhất. Ghi những món thiếu, đổi, hỏng thêm hoặc chưa xử lý; nêu phương án hai bên chấp nhận và thời điểm thực hiện. Nếu có điều chỉnh tiền, ghi rõ căn cứ và khoản bị điều chỉnh.

Ví dụ minh họa: dòng “TL-01 — tủ lạnh — 1 chiếc — thiếu một khay — đã thử làm lạnh” rõ hơn “tủ lạnh tốt”. Đây chỉ là cách ghi mẫu, không phải mô tả thiết bị hay tin sang nhượng thực tế.

Cuối cùng, ghi ngày giờ, người giao, người nhận và danh mục ảnh đính kèm. Mỗi bên giữ cùng một phiên bản. Những hạng mục chưa hoàn tất cần được thể hiện rõ thay vì ký nhận chung rằng mọi thứ đã đầy đủ.

Phiếu ghi chép kiểm kê một tài sản

Mẫu trống để lặp lại cho từng món khi kiểm kê. Đây là ghi chép đối chiếu, không phải hợp đồng hoặc chứng nhận quyền sở hữu.

Nguồn tham khảo

• Cẩm nang: nhận sang quán hoặc cửa hàng
• Cẩm nang: ảnh đúng hiện trạng và quyền sử dụng ảnh