Hàng hóa có hạn dùng: cách ghi nhận khi kiểm kê bàn giao

Không gộp các lô chỉ vì cùng tên

Một mặt hàng có thể có nhiều lô và thông tin trên nhãn khác nhau. Tách theo tên, quy cách, mã lô nếu có và thông tin hạn dùng đọc được. Chép đúng cách thể hiện của nhãn; chưa rõ ký hiệu thì hỏi nhà cung cấp, không tự giải nghĩa.

Ghi số lượng theo đơn vị cụ thể như túi, hộp hoặc chai. Với phần đã mở, ghi riêng lượng được cung cấp hoặc chưa xác định, không tính như một đơn vị nguyên vẹn.

Chụp nhãn và ghi điều kiện được kể lại

Đặt mã ảnh cạnh dòng hàng để có thể đọc lại. Hỏi bên giao về nơi lưu, ngày mở nếu có ghi và giấy tờ nguồn hàng đang giữ. Những thông tin đó là phần cần đối chiếu, không phải chứng nhận chất lượng.

• Bao bì nguyên, đã mở hoặc không rõ.
• Nhãn đủ đọc, bị thiếu hoặc không gắn được với hàng.
• Phần chưa được kiểm đếm và lý do.

Giữ nhóm chờ xem xét riêng

Ví dụ giả định: có ba hộp cùng tên nhưng một hộp không còn nhãn. Bảng kiểm kê ghi hai hộp có thông tin nhận dạng và một hộp chờ làm rõ, chưa kết luận cả ba đều phù hợp sử dụng. Không nếm hoặc suy chất lượng từ vẻ ngoài để chốt phần nhận.

Nếu cần đánh giá khả năng sử dụng hay điều kiện bảo quản, nhờ người có chuyên môn phù hợp và đối chiếu hồ sơ. Giá trị nhận lại cũng cần thỏa thuận riêng.

Chốt thời điểm và phạm vi nhận

Thống nhất hàng tiếp tục dùng trước ngày giao được ghi biến động thế nào. Đếm lại tại thời điểm nhận, tách món bị loại, thiếu thông tin hoặc các bên chưa thống nhất.

Không để một dòng “nhận toàn bộ nguyên liệu” thay những mục còn chờ xem xét. Danh sách chỉ ghi phần được kiểm và phương án của các bên, không xác nhận hàng đạt điều kiện kinh doanh hay an toàn thực phẩm.

Nguồn tham khảo

• Cách sử dụng: phần hàng hóa cần làm rõ