Hàng ký gửi và hàng của nhà cung cấp: xác định trước khi nhận cửa hàng

Hỏi quan hệ của từng nhóm hàng

Khi bên giao nói hàng ký gửi, hàng nợ hoặc hàng nhà cung cấp để tại cửa hàng, ghi đúng cách họ mô tả và tài liệu cần xem. Không tự gộp các quan hệ đó làm một hoặc kết luận mọi hàng trên kệ là tài sản được bán.

Đặt mã nhóm, vị trí và đầu mối bên liên quan. Phân biệt số quan sát được với số trong hồ sơ để biết còn phải kiểm gì.

Làm rõ phương án với đơn vị liên quan

Thống nhất cùng bên giao về cách đối chiếu cần thiết. Chỉ chia sẻ hồ sơ phù hợp, không gửi các thông tin khách hoặc thanh toán không liên quan.

• Hàng nào phải trả, hàng nào được đề nghị giữ?
• Số đã bán, đã trả hoặc chưa đối chiếu được ghi thế nào?
• Khoản tiền hoặc nghĩa vụ nào cần bên cũ giải quyết?
• Người mới có cần thỏa thuận khác và ai xác nhận?

Giữ hàng chờ trả khác hàng nhận

Ví dụ giả định: một kệ có hàng bên giao sở hữu và một nhóm đang chờ nhà cung cấp thu hồi. Đánh dấu hai nhóm, hỏi cách giữ và thời điểm thu hồi theo nội dung các bên xác nhận; không tính cả kệ vào phần nhận vì hàng vẫn còn tại chỗ.

Nếu có phương án tiếp tục, ghi căn cứ và giới hạn từ đúng bên. Lời bên giao nói sẽ hỏi sau chưa phải kết quả xác nhận của nhà cung cấp.

Đối chiếu lại tại ngày bàn giao

Kiểm số thực tế, chứng từ hoặc ghi nhận đã trả và phần còn chờ. Nếu việc chưa xong, giữ dòng riêng với người phụ trách và ảnh hưởng đến kế hoạch nhận.

Không ghi người mới đã nhận nghĩa vụ hoặc quyền đối với hàng chỉ từ việc đếm. Quan hệ phức tạp cần hồ sơ và người có chuyên môn xem; bảng kiểm giúp tổ chức thông tin, không tự chuyển quyền của bên thứ ba.

Nguồn tham khảo

• Cách sử dụng: bên có quyền và phạm vi bàn giao